KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE DAİR BİLGİLENDİRME

Birelin markasıyla faaliyet sürdüren İDEA Moda Konf.San.Ve Tic.Ltd Şti’nin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında “veri sorumlusu” sıfatına sahiptir. KVKK 10. madde uyarınca gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında bilgilendirilmesi amacıyla işbu metin hazırlanmıştır.

İşlenen Kişisel Verileriniz Nelerdir?

Kişisel verileriniz faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Şirket’imiz tarafından farklı kanallarla ve mevzuata ve Şirket politikalarına uyumun sağlanması hukuki sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Bu kapsamda aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir.

 

Kimlik bilgisi (ad-soyad, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, T.C. Kimlik numarası vb), iletişim bilgisi (e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres), Şirketimiz ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren Internet sitesi şifre ve parola gibi bilgiler), Şirketimizin ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar) ve ödemeye ilişkin finansal bilgiler ile çalışanlarımız için sağlık kayıtları kişisel veri kapsamında işlenmektedir.

 

Kişisel Verilerin İşlenme Sebepleri:

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde,

1. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
2. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
3. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
4. Kurumsal iletişimi sağlamak.
5. Kurum güvenliğini sağlamak,
6. İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
7. Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
8. Yasal raporlamalar yapmak.
9. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü

amacıyla işlenmektedir.

 

Kişisel Veri Toplama Yöntemimiz

Kişisel veriler, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır. İlgili mevzuatın ilgili kişiden açık rıza alınmaksızın işlenmesine (aktarımlar dahil) imkan verdiği haller dışındaki her türlü kişisel veri işlemleri için izin alındığını ve izinsiz işlenme yapılmadığını belirtmek isteriz.

İşlenen Kişisel Veriler Kime ve Hangi Amaçlarla Aktarılmaktadır?

 

Toplanan kişisel verileriniz; KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, Kurumumuz tarafından aşağıda yer alan amaçlarla; iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişilere aktarılabilmektedir:

• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• İlgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi,
• Kurumumuzun verdiği hizmetlerin, iş stratejilerinin planlanması ve icrası,
• Kurumumuz ve Kurumumuz ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini,
• Finans, muhasebe işlerinin ve hukuk işlerinin takibi.

 

Kişisel Verilerinizin Saklanma Süresi

KVKK kapsamında kişisel verilerin saklanması için herhangi bir süre belirlenmemiş olmakla birlikte, genel ilkeler uyarınca kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi esastır. Şirketimiz, söz konusu ilkeye uygun bir şekilde saklama süreleri tespit etmek adına, her bir veri işleme süreci ile ilgili olarak yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürecin amacını esas alarak bir değerlendirme yapmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, asgari olarak yasal yükümlülüklerinin gerektirdiği süre ile ve her halükârda ilgili zamanaşımı süreleri dolana kadar kişisel verileri saklamaktadır. Şirketimiz, bahsi geçen sürelerin sona ermesi durumu da dahil olmak üzere herhangi bir süreç kapsamında ilgili kişisel verinin işleme amacının ortadan kalkması ile birlikte kişisel verileri Kanun’a uygun bir şekilde anonimleştirmekte, silmekte veya yok etmektedir. Kanun kapsamında anonimleştirme “Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi” şeklinde tanımlanmış olup Şirketimiz anonimleştirme faaliyetleri yürürlükteki mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmektedir.

Veri Sahibi Olarak Haklarınız ve Hakların Kullanımı

KVKK 11. Madde uyarınca veri sahibi olarak;

(a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

(b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

(e) KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(f) verilerde düzeltme veya silinme/yok edilme halinde, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere durumun bildirilmesini isteme,

(g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

 (ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

 

KVKK’un uygulanmasıyla ilgili taleplerinizi yazılı olarak şahsen veya noter kanalıyla veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemlerle Kurumumuza iletmeniz gerekmektedir. Kurumumuz başvuruda yer alan talepleri, talebin ulaştığı tarihten itibaren ve talebin niteliğine göre en kısa sürede, en geç otuz gün içinde sonuçlandırılacak ve yazılı olarak veya elektronik ortamda size bildirilecektir. Şirketimizin taleplere ilişkin olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen (varsa) ücret tarifesi üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır. Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, [email protected] internet adresinde mersis no:0470056793900011 yer alan KVKK Başvuru Formu’nu kullanarak iletebilirsiniz.

Bilgilerinizin Korunması

Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli önlemleri bilgi ve işlemin mahiyetine göre Kurumumuz veya ilgili kuruluşça sistemlerde ve internet altyapısında, teknolojik imkanlar ve maliyet unsurları dahilinde, uygun teknik ve idari yöntemler ile alınmıştır. Kurumumuz KVKK 12.madde kapsamında iç denetimleri yapmaktadır. Veri işleyen personellerimize KVKK kapsamında gerekli bilgilendirme yapılmış olup, kişisel verilerin korunması hususunda farkındalık yaratılmaya yönelik çalışmalar yapılmaktadır. 

Tüm İDEA ailesine saygıyla duyurulur.

 

 

İDEA MODA KİŞİSEL VERİ SAKLAMA - İMHA POLİTİKASI

HAZIRLAYAN                      : İNSAN KAYNAKLARI

ONAY                                    : ŞİRKET MÜDÜRÜ

 

SÜRÜM GEÇMİŞİ

 

Sürüm No	Sürüm Tarihi	Değişiklik Açıklaması
1	14/12/2021 yayınlama tarihi	TÜMÜ

 

1. AMAÇ VE KAPSAM

İDEA MODA Kişisel Verilerin Saklama-İmha Politikası (“İDEA MODA KVK Politikası”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

 

İDEA MODA, çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup İDEA MODA’nın sahip olduğu ya da İDEA MODA’nca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

 

2. TANIMLAR

Mevzuatta ve aynı zamanda İDEA MODA KVK Politikası’nda kullanılan terimler aşağıda yer almaktadır.

1. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü
2. Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
3. Kişisel Veri Sahibi/ İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler ve çalışanlar.
4. Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, önceden yapılmış bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
5. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
6. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
7. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
8. Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
9. Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
10. Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
11. KVK Kanunu : 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
12. KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
13. KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

 

3. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR

İDEA MODA’nın tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları ve görev tanımları şu şekildedir:

• Şirket Müdürü   : Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.
• İK Sorumlusu     : Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
• Diğer birim personelleri: Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

 

4. SAKLAMA ORTAMLARI

Kişisel veriler, aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır:

1. Elektronik olmayan ortamlar

1. Kağıt
2. Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları)
3. Yazılı, basılı, görsel ortamlar

2. Elektronik ortamlar

1. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
2. Yazılımlar (ofis yazılımları, Nebim, VCloud.)
3. Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
4. Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
5. Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
6. Optik diskler (CD, DVD vb.)
7. Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
8. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

 

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINA İLİŞKİN ESASLAR

İDEA MODA tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, müşteri ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edildikten sonra imha edilir.

 

1. 1. Saklamayı Gerekli Kılan Hukuki sebepler: İDEA MODA tarafından kişisel veriler;
1. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
2. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
3. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
4. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
5. 4857 sayılı İş Kanunu,
6. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
7. Vergi mevzuatı ile bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

2.  Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları: İDEA MODA, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır.

 

1. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
2. Kurumsal iletişimi sağlamak.
3. Kurum güvenliğini sağlamak,
4. İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
5. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
6. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
7. Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
8. Yasal raporlamalar yapmak.
9. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

 

3. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

 

İDEA MODA, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, aktarılmasını, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini, veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almaktadır. Bu kapsamda ;

 

1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan İdari Tedbirler şunlardır:

 

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak çalışanlarını eğitmekte ve bilinçlendirmektedir.
• Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanların sözleşmelerine gizlilik şartı eklenmiştir.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü İK yönetmeliğinde hazırlanmış ve personele sözleşmelerinin ekinde olarak teslim edilmiştir.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenmiştir. Bu kapsamda, aktarılan tarafın kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli her türlü tedbiri alacağı ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlerin uygulanmasını temin edeceği taahhüt altına alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kurum içi denetim yapılmaktadır.

 

2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan Teknik Tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkan verdiği ölçüde teknik önlemler alınmakta ve alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenmekte ve iyileştirilmektedir.
• Teknik konularda, uzman personel istihdam edilmektedir.
• Personeller tarafından işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili şirket çalışanı ile sınırlandırılmaktadır.
• Sunucu bilgisayar ve veri depolama sistemlerinin teknik yönetim faaliyetlerinin yerine getirilmesini sağlamak, bu kapsamda;
  1. İDEA MODA’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan sunucu sistem donanımlarının ve bunların üstünde servis veren MS Windows işletim sistemlerinin, kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme, tedarik, kurulum, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, operasyon, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,
  2. Sunucu kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon, konfigürasyon ve yetkilendirme çalışmalarının yerine getirilmesi,
  3. Sunucular üstünde sanallaştırma ve sanallaştırma performans optimizasyonu çalışmalarının yerine getirilmesi,
  4. Sunuculara entegre olarak çalışan veya SAN/NAS yapısında olan depolama sistemlerinin günlük monitör edilme işlemlerinin yerine getirilmesi, doluluk/kapasite planlarının yapılması, yedekleme/yedekten geri dönme işlemlerinin yerine getirilmesi,
  5. Sunucu ve depolama sistemlerinin yazılım ve donanımlarının sistem entegrasyonu, test, kalite kontrolü̈ çalışmalarının yerine getirilmesi, devreye alınan donanım, işletim sistemi veya uygulama modüllerinin sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi,
  6. Sunucu sistemlerinin ve bu sistemler üzerinde çalışan tüm servislerin günlük monitör edilme işlemlerinin yerine getirilmesi, tüm sunucu donanım ve servislerinin çalışır durumda olduğunun kontrolü̈, normal-dışı kapanan sunucu veya servisler için koruyucu ve düzeltici önlemlerin alınması, sistem log'larının konfigürasyon ve kontrol çalışmalarının yerine getirilmesi,
  7. Sunucu donanımları, işletim sistemleri, depolama sistemleri ve uygulama yazılımlarıyla ilgili, temel seviyedeki son kullanıcı kullanım kılavuzlarının hazırlanması ve güncellenmesi, son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi,
  8. Sunucu sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması,
  1. Sunucu donanımları ve işletim sistemleri alanındaki yeni teknolojilerin takip edilmesi ve kurumun altyapısına uyarlanması işlemlerini yürütülmektedir.

• E-posta sistemleri, Web Sunucuları, SMTP, POP, IMAP, LDAP, FTP, SNMP, DNS, gibi temel uygulama ve protokollerin teknik yönetim faaliyetlerinin yerine getirmek, bu kapsamda;

1. İDEA MODA’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan e-posta sunucu sisteminin kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon/yönlendirme, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim, operasyon ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,
2. E-posta sistemlerinin altyapısında hizmet veren SMTP, POP, IMAP protokollerinin yönetim/konfigürasyon ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,
3. Sistem kullanıcılarının yönetimi ve LDAP protokolünün konfigürasyonu/yönetimi/ yedeklenmesi/yetkilendirilmesi çalışmalarının yerine getirilmesi,
4. FTP alanı açma, DNS domain/sub-domain tanımlama, vb. gibi operasyonel çalışmaların yerine getirilmesi,
5. E-posta, LDAP, FTP, DNS, vb. tanımlaması gerektiren son-kullanıcı taleplerinin, İDEA MODA’nın ilgili prosedür/politika ve standartlara uygun olarak yerine getirilmesinin sağlanması; standart dışı, LDAP, E-mail, sub-domain tanımlamalarının ve veri kirliliğinin önüne geçilmesi için gerekli tedbirlerin alınması ve uygulanması,
6. Uygulama sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması,
7. E-posta sunucuları ve uygulamaları alanındaki yeni teknolojilerin takip edilmesi ve kurumun altyapısına uyarlanması işlerini yürütülmektedir.

• Veritabanı yönetim sistemlerinin, teknik yönetim faaliyetlerini yerine getirmek, bu kapsamda;
  1. İDEA MODA’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan Oracle/MS-SQL/MYSQL, vb. tüm veritabanı yönetim sistemlerinin kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme, tedarik, kurulum, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, operasyon, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,
  2. Veritabanı SQL scripting çalışmalarının yerine getirilmesi,
  3. Veritabanı kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon, konfigürasyon ve yetkilendirme çalışmalarının yerine getirilmesi,
  4. İDEA MODA dahilindeki tüm sistemlerin veri yapılarının birbirleriyle entegrasyonu, test, kalite kontrolü̈ çalışmalarının yerine getirilmesi, veri bütünlüğünün sağlanması. Veri duplikasyonunun önüne geçecek önlemlerin alınması, veri altyapısının sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi,
  5. Veritabanı yönetim sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması işlemlerini yürütülmektedir.

 

4. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri  

 

Kişisel verilerin süreç bazında saklama süreleri aşağıdaki gibidir:

 

Sözleşmeler	Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar	10 yıl
Ticari Elektronik Mail Onay Kayıtları	Onayın geri alındığı tarihten  itibaren 1 Yıl
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl
SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.)	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.)	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.)	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl
İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover Letter, Başvuru Formu vb.)	3 ay
Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişimlerin Log Kayıtları	İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler	5 Yıl
Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler	5 Yıl
Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler	10 Yıl
CCTV Kameraları Uyarınca Güvenlik Amaçlı Olarak İşlenen Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları	3 Ay
Seminer/ Toplantı Katılımcıların Kaydı	Etkinliğin Sona ermesinden İtibaren 2 Yıl
Kurum İletişim Faaliyetleri	Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
İnsan Kaynakları Süreçleri	Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Kişisel Verileri Koruma Kurulu İşlemleri	10 yıl

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

1. İmhayı Gerektiren Sebepler: Kişisel veriler aşağıdaki durumlarda İDEA MODA tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun IDEA tarafından kabul edilmesi,
• IDEA'nın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında,

 

2. İmha Teknikleri: İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, İDEA MODA tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir

 

b.a. Kişisel Verilerin Silinmesi

• Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler; Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

 

• Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

 

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

 

• Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

b.b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

• Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Yer Alan Kişisel Veriler Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 

b.c. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel veriler, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilir.

 

3. İmha Süreci ve Süreleri

c.a. İDEA MODA’nda saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi IT Koordinatörlüğü tarafından yerine getirilir.

c.b. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, İDEA MODA’nda saklama süreleri sona eren kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçilir. İlgili kişinin talebi ile kişisel verilerin imhası halinde  halinde, uygun yöntemi gerekçesini açıklanmak suretiyle, uygun yöntem seçilir ve uygulanır.

c.c. Periyodik imha süresi: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince İDEA MODA’nda her yıl Nisan ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

Kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

c.d. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

c.e. Kişisel verileri ilgili kişinin talep etmesi durumunda silme ve yok etme süreleri: İlgili kişi, Kanunun 11 inci ve 13 üncü maddelerine istinaden İDEA MODA’na başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etmesi halinde;

• • • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; en geç otuz gün içinde, talebe konu kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.
    • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili kişinin talebi üçüncü kişiye bildirilir; üçüncü kişi nezdinde Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği kapsamında gerekli işlemlerin yapılması temin edilir.
    • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa;  en geç otuz gün içinde, gerekçesi açıklanarak reddedilir ve cevabı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilir

 

G- POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika dokümanı, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da VERİ SORUMLUSU İRTİBAT KİŞİSİ TARAFINDAN dosyasında saklanır.

 

H- POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME

Şirket Müdürü tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. Bu Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Şirket Müdürü onayıyla işbu Politika içerisinde değişiklik yapılabilecek ve yürürlüğe konabilecektir. İşbu Politika’ya bağlı olarak düzenlenecek, bu Politika’nın içerisinde belirtilen hususların belli konular özelinde ne şekilde icra edileceğini belirtecek uygulama kuralları ilgili yönetmeliklere eklenmek şeklinde düzenlenecektir. İDEA MODA KVK Politikası internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta KVK Kanunu olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile işbu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.